スタートおめでとうございます。多分未だ研修中の方が多い
と思いますが、既にビジネス・メールを使われた方もいると
思います。そんな方達に先輩から一言アドバイスです。
普段携帯メールでメールなんてへいっちゃらと思っている方
もいると思いますが、携帯メールとビジネス・メールは別物
ですので、そのスタイル、マナーは謙虚に勉強し直したほう
がいいですよ。
ちょっと古いニュースネタで恐縮です。3月31日付けNIKKKEI
プラス１でビジネスメールの特集がありました。メールの
書き方って結構難しいですよね。その中で「困ったさん」の
ワースト・ファイブを列挙すると、次のようになります。
１．件名がいつまでも「Re:○○○」のまま
これって結構ありますよね。返信した時は表題を変える、
或いは「Re:○○○（返信）」というように心遣いをすると
喜ばれます。
２．件名が空欄になっている
これは携帯メールの延長で物事を考えているんじゃないかな。
昔は件名がないとメールは送れなかったんですが、最近は
ソフトのプロトコールが変わったのかな？件名も入っていない
メールって迷惑メールの類と先ず思っちゃいますよね。
３．メールの返信が常に遅い
ビジネス・メールではこれは最低ですね。携帯メールなら
いざ知らず。私なぞはメール見た瞬間返事してます（笑）
回答に時間が掛かる場合は、「貴信拝承、詳細は追ってご
連絡」と先ず一報しますね。
４．本文に改行がなく、読みづらい
これは工夫の余地がありますね。ブログでも改行のない長い
文章って先ず中身の問題以前で、見た瞬間読まないですね。
あと、何を間違えているのか段落ごとに一字下げて書く人が
いますよね。あれって、縦書き文章の名残なんですが、私
はあれを見ると気持ち悪くなってしまう。メールは横書き。
一字下げは止めて欲しいな。
５．「CC」の多用で関係のないメールが増えた
これは功罪半ばでしょうね。必要なければ読まないでおけば
いいのだし。CCメールを拒否すると、必要なメールまで来なく
なってしまう。CCメールが沢山来る人は税金だと思って斜め
読みをしましょう（笑）
但し、時にCCメールで一番最後に私を名指しで「ご意見を伺い
たい」なんていうのががあるので、要注意ですよね。
その他、私が非常に不愉快に思うのが「開封確認要求」を平気で
つけてくる人。こいつ何様だと思ってしまう。もう、ビジネスで
使われたら取引したくないですね（笑）
特に注意して欲しいことを二点ばかり最後に記します。
■私用メールは慎むこと
最近は個人情報の流出に企業はかなり神経を尖らせています。
必ず上司は貴方のメールをモニタリングしていると思っていた
方がいいでしょう。社内恋愛のメールなぞはもっての他です
よ！昔、外務省の偉い方が全世界に愛の告白メールを流した
事件がありましたが（爆）
それと、現在はメールは公文書としての地位を確立しています。
ホリエモン事件でお分かりの通り、裁判の証拠物件として認め
られておりますので、表現にはより注意が必要です。
■必要以上に前のメール文章を参照しない
お互いにメールをやり取りしていると前回のメールを参照する
ために残しておくことがあります。ひとつの案件で何十回もの
前文が参照されることになり、まるで金魚の糞のように繋がる
ことがありますが、これはハードディスクの容量をかなり食う
ことになります。適当に削除することが必要ですよね。
それにしても、最近の会社って部下のメールをチェックしないの
でしょうか。時としてとんでもないメールが多いような気がしま
すが。この間なぞはビジネス・メールで絵文字を使った馬鹿が
いた（笑）親しみを表そうとしたんでしょうが、全く逆効果。更
に冒頭に「いつもお世話になっています」という挨拶、あれは
止めて欲しいな。空々しくって。もういきなり本文で結構ですよ。
上司は部下のメールを時々チェックすべきでしょうね。一度全
メールをCCで送らせるということをやるべきだと思いますね。空
恐ろしいのが平気で社外に出ていますよ。
メールはビジネスの基本です。是非気を遣って書いて下さいね。
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タグ：メール
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ビジネスメールについて確かに仰ることは正しい部分もあると思うのですが、
返信は逆に「Re:件名同じ」方が、後にソートしたりやりとりをまとめて確認しやすいので、私は逆に件名を変えて欲しくないです。（返信）としなくても、Reがその意味を包含していますし。
CCについても、Toお客様宛てでCC上司にして送ったことを後の証拠とする場合もありますので。。
人によって、使いやすさや、解釈が違う時もあるかもしれませんね(^_^;)
ようこそいらっしゃいました。ありがとう
ございます。
私の場合、一件のメールの往復が10回以上に
なるケースが多いので、「Re:」の後に何か
内容が分かる符合をつけないと、後でリファー
するのに困る場合が多いのです。CCは基本的には
なるたけ多くの人に回しておいたほうが、後
でトラブルになった時に役に立つと思います。
私はCCを多用するのは賛成です。
会社の職種、風土によってメールのやり方
は違うと思います。それぞれが工夫してと
言うことなんでしょうね。